为保障我院办公自动化系统（以下简称：OA系统）顺利推广应用、安全稳定运行和科学规范管理，特制定《优惠活动办理大厅办公自动化系统使用管理暂行办法》。现将该办法印发给你们，请遵照执行。
第一条 为保障我院办公自动化系统（以下简称OA系统）顺利推广应用、安全稳定运行和科学规范管理，特制定本办法。
第二条 OA系统是覆盖学院各系（部）、处室及直属各单位的综合性办公信息管理系统，按照“安全实用、逐步完善”的原则开发建设，是数字化校园的重要组成部分，是学院推行无纸化办公、提升信息化管理水平的重要平台与载体。
第三条 OA系统客户端环境配置要求：Windows操作系统，校园网络链接正常，IE8以上浏览器；安装Word2003以上或WPS办公软件；根据提示安装系统所需控件。
第四条 学院OA系统主要包括公文管理、会议管理、公共信息、事务管理、档案管理、邮件系统及短信发送等功能模块。本系统运行由学院集中统一管理，院办公室负责日常工作和系统维护，科研产业处负责网络技术支持，各部门负责本部门信息资料收发、日常管理等工作。
第五条 各部门要高度重视办公自动化系统的使用和管理，确定一名管理员负责系统的管理和日常办公信息接收、传送、处理、反馈、存档等工作。
第六条 学院OA系统用户根据不同的工作职能拥有不同的权限。所有用户应遵照执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》《中国教育和科研计算机网暂行管理办法》及校园网络管理有关规定。
第七条 各部门在OA系统中发布通知、公告等信息，必须经部门负责人审核同意，并确保发出的信息规范、有效，部门负责人对所发布信息准确性和合理性负责。同时各部门主要负责人对本部门OA系统信息安全保密工作负主要责任，其他用户亦负有对系统信息保密责任，不得随意发布涉及国家和学院机密及其它不宜发布的信息。
第八条 涉密公文及有关资料不得通过办公自动化系统办理，仍沿用原有处理办法并按规定范围发布，如违反规定并造成严重泄密等事故的，依据《保密法》及有关规定追究相关人员责任。
第九条 OA系统中的电子公文与纸质公文具有同等效力。为保证公文处理的时效性，各部门系统管理员应经常进入系统查看有无需要处理的事宜，不得以未获取办公信息等理由延误工作。在每个工作日的上班后、下班前必须登录系统，及时查阅电子公文、邮件等信息，并报告本部门负责人及时处理，确保学院政令畅通。
第十条 如因出差、请假等特殊原因无法及时登录OA系统处理文件时，可授权委托代为办理，代理人应履行委托人的所有义务。
第十一条 上级和非隶属部门普通来文，统一交由党委工作部或院办公室收文，经电子化处理后进入OA系统办理。
第十二条 学院电子公文归档实行纸质载体（包括文件原件和领导签发意见及相关部门办理情况）和电子文档双套归档制。
第十三条 OA系统出现故障时，应及时通知相关部门查明原因，排除故障。故障无法及时排除时,可暂按纸质文件流转程序办理，保障正常办公，待系统恢复正常后，再行补充发布。
第十四条 实行OA系统应用奖惩制度，将其使用和管理等情况纳入学院有关考核并定期通报。
