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文件材料归档范围和保管期限的规定
（修订稿）
根据学院机构改革和第五轮岗位聘任有关情况，为更好地界定全院各部门文件材料的归档范围，准确划分文件材料的保管期限，完整、系统地保存学院在教学活动工作中形成的具有保存价值的文件材料，更好地发挥档案的作用，根据中华人民共和国《档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部令第 27 号）、《陕西省档案条例》的有关规定及国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》(国家档案局第 8 号令)，结合学院各部门工作职能，修订学院《文件材料归档范围和保管期限》。
一、本规定中的文件材料是指学院在教学、科研等各项活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
二、学院文件材料归档范围：
1.反映学院主要职能活动和基本历史面貌，对学院、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。
2.学院职能活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。
3.学院需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；学院各部门报送的重要文件材料。
4.其他对学院工作具有查考利用价值的文件材料。
三、凡属归档范围的文件材料，各部门必须按有关规定及时向学院党政办公室综合档案科移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
四、学院档案保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为 30 年、10 年（或长期、短期）。
五、学院对对应归档的电子文件原数据、背景信息等要进行相应归档，在应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
六、各部门兼职档案人员负责收集、整理本部门产生的应当归档的材料，包括照片、录音、录像、实物等。
七、本规定自下发之日起执行。
